Protezione dei dati personali
Informativa privacy del canale
Il titolare del trattamento è l’organizzazione che mette a disposizione questo canale. WhistleSafe fornisce la piattaforma tecnica e tratta i dati secondo gli accordi e le istruzioni del titolare.
Dati trattati
Contenuto della segnalazione, persone e fatti citati, messaggi, allegati, stato e cronologia della pratica, eventi di sicurezza e audit. Nome e recapiti sono facoltativi quando il canale consente la segnalazione anonima.
Per i messaggi vocali il file originale viene trattato temporaneamente per produrre la versione camuffata e viene eliminato al termine dell’operazione; viene conservata soltanto la versione trasformata.
Finalità e basi giuridiche
I dati sono trattati per ricevere, verificare e gestire le segnalazioni, mantenere le comunicazioni, rispettare i termini, garantire sicurezza e tracciabilità e tutelare i diritti in sede giudiziaria.
Il trattamento principale deriva dagli obblighi del d.lgs. 24/2023 e dalle altre norme applicabili; non si basa sul consenso del segnalante. Il consenso richiesto per una registrazione vocale riguarda esclusivamente la documentazione e trasformazione dell’audio.
Accesso e destinatari
Possono accedere soltanto il gestore del canale e le persone specificamente autorizzate, nei limiti del loro incarico. Fornitori tecnici possono trattare dati come responsabili del trattamento. Comunicazioni ad autorità o altri soggetti avvengono soltanto quando previste o consentite dalla legge.
Conservazione e minimizzazione
Le segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario alla gestione e comunque non oltre i limiti previsti dalla disciplina whistleblowing, normalmente fino a cinque anni dalla comunicazione dell’esito finale, salve esigenze giuridiche documentate. I dati manifestamente non pertinenti non devono essere raccolti e, se acquisiti accidentalmente, devono essere cancellati senza ritardo.
Diritti e possibili limitazioni
Gli interessati possono rivolgersi al titolare o al responsabile della protezione dei dati indicato dall’organizzazione e possono proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.
L’esercizio di alcuni diritti può essere ritardato, limitato o escluso quando il loro esercizio possa compromettere la riservatezza dell’identità del segnalante o gli obiettivi della disciplina, nei casi e con le garanzie previste dalla legge.
Sicurezza e scelte dell’utente
- usa preferibilmente un dispositivo personale e una rete non controllata dal datore di lavoro;
- non inserire dati o allegati non pertinenti;
- non condividere il codice personale e chiudi la sessione su dispositivi condivisi;
- il camuffamento vocale riduce il rischio ma parole, accento e contenuto possono consentire il riconoscimento.